[2] Autodesk SLR Program - 공문수신 및 감사준비

 

[2] Autodesk SLR Program - 공문수신 및 감사준비

 

  때는 바야흐로 초가을 아침 저녁은 선선하고 점심에는 햇빛이 뜨거운 시기였습니다. 아침에 출근한 저의 자리 위에 법무법인 다온으로 부터 발송된 서류봉투 하나가 살포시 올라와 있었습니다. 봉투 끝에 칼을 넣어 중과 약 사이의 강도로 기분좋아질 정도의 깔끔한 커팅을 한 뒤 봉투를 열어 확인해보니 Autodesk SLR Program에 대한 협조 공문이였습니다.  

  마치 경찰이 앞에 있으면 잘못한 것이 없지만 눈을 피하게 되는 것 처럼 또는 경찰이 다가온다면 내가 현재 시점으로 10분 이내에 위법행위에 해당하는 범죄를 저지른 것은 아닌지 자아성찰을 하게 되는 것과 같이 감사협조 공문을 받아 본 순간 회사 내부에서 사용하는 모든 소프트웨어 라이선스 정보들이 주마등처럼 스쳐가며 혹시 누군가 비정품을 설치했던 것은 아닐까, 포멧을 해도 어차피 다 나온다는데, 그렇다고 지금와서 100대가 넘는 PC들을 다 일일이 점검을 하며 의심되는 PC는 모조리 창문밖으로 던져버려야하나 까지 생각을 하였습니다. 

  그렇지만 마음 한켠에는 어차피 이런 공문은 무작위로 뿌려지는 것이니 무시를 해도 되겠지 라고 생각하며 공문을 수신하게 된 것에 대하여 현재 사용중인 Autodesk 라이선스와 실사용자 매칭 자료를 업데이트하고 팀장에게 다음과 같이 보고를 하였습니다.  

  우리는!!!(우렁참) 정품 라이선스만 사용하고 있으며 실제로 설계 부서만 AutoCAD를 사용하고 있기 때문에 정확하게 구분이 되어있습니다. 또한 불과 4-5개월 이내에 Autodesk에서 요청한 Self-Audit 협조 요청에도 적극적으로 응하였고 자료 또한 회신하였지만 문제는 발견되지 않았습니다. 따라서 해당 공문에 대해서 자료를 회신해도 좋지만 우선 안정적으로 회신하지 않고 무시하여 해당 공문건을 넘어가는게 좋을 것 같습니다. 지나친 자신감을 샤라웃 했던 것이 문제였을까요. 팀장님께서는 당당하게 법무법인 다온에 전화를 하셨습니다. 

   "이거 우리 공문 받았는데 꼭 회신해야합니까? 괜히 무시하기엔 찜찜해서 연락했습니다. 우린 정품만 사서 쓰거든요, 얼마전에 오토캐드 협조 메일도 와서 회신도 했구요" 

  담배를 피러 다녀온 사이에 전화를 해서 물어봤다고 하더군요. 당연히 불법 사용을 의심해서 공문을 보내는 것이 아닌 정품을 사용하고 있는지 확인차 보내는 공문이니 정품만 사용하고 있다면 감사를 진행했을 때 문제되는 사항은 아무것도 없다 라고 법무법인 측에서 답변을 했고, 알았다고 자료를 회신한다고 하였습니다. 

 

  그래서 시작되었습니다. 생에 첫 설레는 나의 Autodesk SLR Program 감사가.

사전 요청자료 제출 기한 협의 및 자료제출

  직접 법무법인 다온에 연락하여 자료 회신 기한에 대한 협의를 진행하였습니다. 공문을 수신받은 날로부터 7일 이내 자료를 회신을 했어야 했지만 이미 7일은 훌쩍 넘어간 상황이였습니다. 요청하신 항목들을 포함한 자료들을 재취합해야 하며 내부 검토 후 외부로 나갈 수 있기 때문에 일단 2주정도 여유롭게 기한을 잡을 수 있는지 문의하였고 괜찮다는 답변을 받아 자료를 최종 갈무리하여 회신을 하였습니다.  자료의 내용은 다음과 같습니다.

1. AutoCAD 사용자 현황 : AutoCAD 버전별 사용자 현황(부서 및 사용자 특성에 따라 버전을 구분하여 사용)
2. 라이선스 구매 및 증빙자료 : AutoCAD 보유현황 및 AutoCAD 버전별 구매 증빙자료(발주서 및 세금계산서)
3. 전체 PC 사용현황 : AutoCAD 사용자 포함 전체 PC 사용자 현황(부서별 인원만 집계)

 

 감사일정 협의 및 안내

  사전 요청자료를 수신하고 보완할 부분이 없는지 법무법인 내부적으로 검토하고 자료가 정리되는데 까지 대략 1주일정도 소요됩니다. 회신일로부터 1주일 뒤에 유선으로 감사 일정 협의에 대하여 연락이 왔으며 법무법인 측 가능한 일정을 먼저 제시해주면 해당 일자에 감사가 가능한지 확인 및 협의를 진행하게 됩니다. 대략적으로 제시해주는 날짜는 연락을 한 날짜로부터 1~2주 내외로 제시 합니다. 

  기왕 이렇게 된 것 길게 끌지 말고 빨리 진행하고자 최대로 늦춰서 2주 뒤에 감사를 하는 것으로 협의하였습니다. 감사 일정이 협의가 되면 간단하게 법무법인 측에서 감사 진행에 대한 안내 메일을 발송합니다. 

  안내 메일의 내용(실제 수신한 메일의 내용전문)은 다음과 같습니다.

 

1. 실사 일정 및 주소지 확인 / 소프트웨어 전문 실사 법인 동행에 대한 안내

※ 보안을 위하여 해당 내용은 표기하지 않았습니다.

2. SLR Program License Review 진행절차 

• Kick-off Meeting
• 일정 및 동선 확정
• 실사 진행
• Closing Meeting

3. 실사 진행 방식 안내

  실사 대상물인 사내 데스크탑 PC 등을 실사가 가능하도록 준비해 주시길 요청 드리며, Autodesk Software 사용자 PC 및 Autodesk Software가 설치된 PC는 반드시 실사를 진행할 수 있도록 준비해 주시기 바랍니다. 개별 PC당 점검 시간은 약 5분~10분 정도 소요될 수 있으며, PC상태에 따라 다소 차이가 있을 수 있습니다. 또한 실사진행 시 기본적으로 OS상의 기본 내부 명령어 등을 통해 Autodesk 제품에 한정하여 실사를 진행하나, 현장 상황에 따라 Autodesk Audit Tool을 사용하여 실사가 진행될 수 있음을 알려 드립니다.

4. 실사 진행 범위 안내

  실사 진행 시에는 실사한 컴퓨터의 모니터 상에 나타난 내용 증빙을 위해 사진촬영을 할 수 있으며(비밀유지서약서(NDA)제출, Autodesk Software와 관련된 내용으로 한정함), 사용권 계약서(LSA)상 Autodesk Software가 설치될 수 있는 모든 PC에 대한 조사가 원칙이나 논의 드린 내용을 바탕으로 관련부서는 전수 조사로, 비관련부서는 표본 조사(Sampling)로 실사 범위를 한정하여 진행할 예정임을 알려드립니다. 

5. 실사 전 주의사항 

  1차 내용증명 서신에서 알려드린 바와 같이 1차 내용증명 서신 수령 이후 불필요한 오해를 방지하기 위하여 본 SLR program이 완료될 때까지 컴퓨터 운영체제의 삭제 및 재설치(Format), Autodesk Software의 삭제, 재설치, 하드디스크 교체를 가능한 보류해 주실 것을 요청 드리며, 부득이한 사유로 본 SLR program 기간 동안 삭제 및 재설치(Format), 하드디스크 교체가 필요하거나 이루어진 경우 당사 담당자에게 사전에 통보해 주시길 요청 드립니다

 

 

 

※ 공문에 대한 자료 회신이 늦는 경우 2차 공문에는 아래와 같이 담당자의 이름이 따악!! 박혀서 옴짝달싹 할 수 없게 공문을 회신하게 됩니다.